先定一個小目標：做好一個項目日報？

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原創(chuàng)2019-10-12小艾老師

有沒有那么一天，你開開心心地完成了當天的收尾工作，感覺今天可以正常回家享受一下家的溫暖和剛買的懶人沙發(fā)。但是郵箱里那些密密麻麻的新郵件卻告訴你你的美好愿望只是水中泡影，唯有加班才是生活的真諦？

先定一個小目標：做好一個項目日報？ -- 第1張

一般這些臨近下班發(fā)過來的郵件都是當天各個子業(yè)務模塊的日報，包括項目勘測、審批進度、權(quán)限審批、流程變更、進度匯報亂七八糟等多個部分，內(nèi)容亂就算了，形式也不夠統(tǒng)一，想要在短時間內(nèi)處理干凈比登天還難（安心加班啦~）。

在項目逐步推進的過程中，這種形式問題往往會越來越嚴重，因此項目組可能會常常變更對應的日報形式。這邊一變，客戶又需要重新去適應新模板報告的形式，次數(shù)少還好，次數(shù)一多直接影響客戶的滿意度，甚至引起部分客戶的投訴。

先定一個小目標：做好一個項目日報？ -- 第3張

面對這種情況，項目組迫切需要優(yōu)化和改進現(xiàn)有的日報模板，在項目初期就盡可能多的考慮各種特殊情況，給出一份客戶認可、操作性強、便于管理的高效率報告。

一般來說這種日報主要有以下幾個問題：

每日日報數(shù)量較多，但是模塊之間關(guān)聯(lián)性卻并不強，當需要查找對應的其他信息的時候，需要逐個打開其他日報查閱相關(guān)狀態(tài)，難以操作；

● 不同負責人制作的日報形式差別較大，形式不統(tǒng)一，不方便他人閱讀；

● 部分負責人在發(fā)送日報時偶爾誤將錯誤的版本發(fā)送出來，對下游人員造成誤解，容易造成錯誤發(fā)生；

● 部分日報內(nèi)容包含的狀態(tài)較多，導致需要統(tǒng)計的信息量太大，占用較多的時間和精力進行管理；

● 部分信息歸類不明，在進行統(tǒng)計時無法對其進行合并，對后續(xù)流程產(chǎn)生影響。

看起來不起眼的日報居然還有這么多的問題，已經(jīng)大大影響了項目組成員的日常工作效率。那么如何解決這個問題呢？

1、簡化日報數(shù)量

將可以合并的日報進行合并，發(fā)送到統(tǒng)一接口人后再整合發(fā)送，其他項目人員只需要將各自負責的部分發(fā)送給統(tǒng)一接口人即可。例如可以把審批進度報告和每日站點日報放在一起，這種將相關(guān)文件合并在一起的方式可以清晰明了的展示項目的進展，便于項目組成員和客戶閱讀。

2、采用公式的形式制作報表

對于狀態(tài)較多，類別較多的日報報表，可以采用公式的形式來實現(xiàn)。如將報表按照各個業(yè)務負責人來篩選，同時每個設(shè)備站點都具有不同的狀態(tài)，這些信息都需要進行大量的計算篩選，如果讓個人進行手動計算會占用大量的時間。然而當我們運用公式實現(xiàn)的時候，就可以非常迅速的得到我們想要的統(tǒng)計的數(shù)據(jù)結(jié)果，簡單快捷，極大的節(jié)省了日報負責人（你）的統(tǒng)計時間和精力。

3、用圖表進行形象描述

除了利用數(shù)據(jù)的形式進行統(tǒng)計，我們還可以采用柱形圖表之類的可視化內(nèi)容對每日日報進行更形象的描述，通過圖表方式我們不僅可以直觀地看到每個狀態(tài)的信息數(shù)量，還能非常輕松的從圖中定性得到我們想要的數(shù)據(jù)信息，包括已經(jīng)完成的設(shè)備安裝站點比例和需要下一步推動的信息。此外，一般客戶也會比較喜歡這種圖形化的報表，認可度較高，而且美觀整潔，便于閱讀，可以刷一波好感度。

4、合理設(shè)置分組篩選

隱藏掉只對日報負責人有用而不需要其他人關(guān)注的內(nèi)容，這些內(nèi)容往往是作為基礎(chǔ)信息，為提供后續(xù)站點相關(guān)狀態(tài)提供條件的，當我們把工作總結(jié)以日報的形式發(fā)送出來的時候，需要把這些無關(guān)的、或者說是暫時無關(guān)的信息隱藏掉。在這些簡化報表的方法中，分組篩選是_簡單的一種。在涉及到該類問題的時候，可以采用這種分組的方式來管理相關(guān)列，這樣既方便又可以大大加快速度，有利于日報的管理和優(yōu)化。

5、合理設(shè)置狀態(tài)信息

我們知道在項目組進行交付的過程中，需要確保每一個設(shè)備站點都有相關(guān)進度信息，包括是否有審批報告、勘測是否進行、報告是否審批通過、合同內(nèi)容是否正確對應、客戶下發(fā)的PO是否收到等等，這些狀態(tài)都需要我們對其進行管理和記錄，如果狀態(tài)太多，就無法實現(xiàn)統(tǒng)一的歸類和管理，因此在對設(shè)備站點進行記錄的時候，必須要有統(tǒng)一的標準、分類進行表述，_日報的可讀性和易用性。

作為通告項目組進展的重要文件之一，項目組日報的好壞直接關(guān)系到項目組成員能否正確把握項目總體進度，及時地推動各個環(huán)節(jié)順利交付，_項目按期完成。

所以作為一個_而正直的項目經(jīng)理，在項目初期階段就應該設(shè)置一個_且合理的模板，盡可能地將各種情況都考慮在內(nèi)，_日報在形式上的統(tǒng)一，同時也避免反反復復的多次修改（和被懟）。其次還需要考慮項目中各個模塊的統(tǒng)籌規(guī)劃，去掉繁瑣冗余和相關(guān)度不高的部分，以簡化日報的日常處理工作，這樣對項目順利交付無疑有著極大的好處。

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