怎么在功能性事業(yè)單位的項目中，快速的與甲方確認(rèn)需求并開展工作
—— 艾威學(xué)員陳林（PMI ID：2224***9）

PMP備考感悟

原創(chuàng)2021-05-17艾威學(xué)員

功能性的事業(yè)單位中，項目的開展會由甲方上級領(lǐng)導(dǎo)提出整體需求，由領(lǐng)導(dǎo)指定的甲方對接人（經(jīng)辦人）協(xié)助項目經(jīng)理開展需求調(diào)研和分析的工作，_后由甲方上級領(lǐng)導(dǎo)拍板，確認(rèn)。這樣會導(dǎo)致在需求的確認(rèn)過程中，得不到及時的確認(rèn)反饋，甚至?xí)行》秶淖儎?，以?dǎo)致項目人力和時間成本的投入。

1 提出的需求無法及時的得到反饋和確認(rèn)。

項目開發(fā)過程中，與甲方溝通需求都會有這樣的問題，尤其是面對功能性的事業(yè)單位。需求調(diào)研過程中，甲方對接人(經(jīng)辦人)，提出需求的時候，很急，但是實際分析時不配合，過程中找他們確認(rèn)需求，推三阻四（拍不了板，或者會有多種想法），甚至臨近上線，面對一線用戶時還會報出各種各樣的要求，導(dǎo)致項目的時間變長，影響驗收，收款。

這種情況下，可以在項目開展前與相關(guān)方開會：讓用戶，甲方對接人(經(jīng)辦人），甲方上級領(lǐng)導(dǎo)（重要人物），項目組員了解項目的進(jìn)展，時間，每周再以郵件的形式匯報項目的進(jìn)展。并讓項目關(guān)鍵人員（甲方對接人員）參與項目周會，討論項目問題。
并且在需求討論完成后以郵件的形式發(fā)送給甲方對接人(經(jīng)辦人)，同時抄送給甲方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通知。

對甲方客戶形成了項目標(biāo)準(zhǔn)的溝通模式后，對未確認(rèn)的需求，先以郵件的方式發(fā)送給甲方-其中要給出確認(rèn)的截至?xí)r間，一般3天。如若截至?xí)r間到，任未及時確認(rèn)，再以以正式的文書-說明未定需求導(dǎo)致時間延期給所有相關(guān)人。其中需要附上解決方案-需要闡述未確定需求而導(dǎo)致人力時間成本的增加（加班）等。一般會在截至前，甲方會給出確認(rèn)的方案?；蛘呒追匠惺軙r間人力成本的增加。

有的時候，功能性事業(yè)單位的甲方客戶，會商量，先將已經(jīng)明確的需求做起來，其它未決的需求以后再決定，甚至有的客戶會因為領(lǐng)導(dǎo)需求太直白，需要先demo，在來定方案。這種情況作為職業(yè)經(jīng)理一定要合理的拒絕。

甲方客戶的需求往往不會從專業(yè)的技術(shù)角度來討論可行性。一旦同意，很可能后面的需求會與已經(jīng)開始的項目發(fā)生沖突或者不匹配，需要重新來推導(dǎo)。這種情況下就要參考_種項目標(biāo)準(zhǔn)的溝通模式，讓客戶對接人和客戶領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以限制截至?xí)r間的要求下，經(jīng)量按照確認(rèn)的需求為主。

2 提出的需求在事業(yè)單位不同的部分中，有沖突，無法確認(rèn)。

_個問題，還比較簡單，甚至有可能，在事業(yè)單位中，項目涉及到不同部門（例如：業(yè)務(wù)部和信息部），這種情況下，會導(dǎo)致項目需求不統(tǒng)一，確認(rèn)一拖在拖。這個時候項目經(jīng)理需要開一個協(xié)調(diào)會，在開會前，將所有的問題和矛盾整理出來，并郵件發(fā)送給相關(guān)人，告知會議的主題和討論議題。如果預(yù)知有風(fēng)險，會扯皮，可以邀請各個上級領(lǐng)導(dǎo)參會（不一定參加，但是要告知會議問題），事后也要將決議發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。項目不在于解決問題，而在于與客戶的溝通-人際的交往，對于事業(yè)單位，尤其是功能性的部門，大家相互溝通好，需求沖突的問題交由單位內(nèi)自己協(xié)調(diào)。我們不過多參與來解決。

作為項目經(jīng)理，是整個項目的協(xié)調(diào)者和組織者，在管理過程中有大量的時間是用來溝通和協(xié)調(diào)，除了積極的和團(tuán)隊內(nèi)部的溝通外，更要主動的，有效的和客戶進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，了解客戶對項目功能和進(jìn)度的期望要求，_項目進(jìn)展順暢。

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