巧用項(xiàng)目管理小工具，使會(huì)議管理更高效！

PMP備考感悟

原創(chuàng)2017-06-06艾威學(xué)員

巧用項(xiàng)目管理小工具，使會(huì)議管理更高效！

“工欲善其事必先利其器”

會(huì)議管理說(shuō)難不難，說(shuō)簡(jiǎn)單不簡(jiǎn)單，“工欲善其事必先利其器”，我們?cè)囍\(yùn)用一些有效的項(xiàng)目管理小工具，使得會(huì)議管理更加簡(jiǎn)潔、高效。

步驟一：運(yùn)用5W-H工具，發(fā)出會(huì)議通知

序號(hào)	關(guān)鍵詞	具體描述	作用
1	WHY	為什么要開(kāi)會(huì)？	判斷會(huì)議的必要性
2	WHAT	會(huì)議內(nèi)容有哪些？	明確會(huì)議議程，搜集會(huì)議資料
3	WHO	誰(shuí)來(lái)主持？誰(shuí)來(lái)參會(huì)？	明確與會(huì)議相關(guān)的與會(huì)者，確保出席人員的代表性；主持人的確定也能在一定程度上確保會(huì)議的有效進(jìn)行注：不同類型的會(huì)議需要邀請(qǐng)不同人員，從而達(dá)到會(huì)議的目的——邀請(qǐng)不相干的人員來(lái)參會(huì)是浪費(fèi)；沒(méi)有邀請(qǐng)相關(guān)人員來(lái)參會(huì)，會(huì)議也是低效的
4	WHEN	何時(shí)開(kāi)會(huì)？會(huì)議時(shí)長(zhǎng)？	1.需要確保會(huì)議時(shí)間能確保盡可能多的與會(huì)代表（或委托人）參會(huì) 2.會(huì)議時(shí)間的控制也有助于聚焦會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成
5	WHERE	何地開(kāi)會(huì)？	會(huì)議地點(diǎn)的選擇取決于主持人、匯報(bào)人及重要與會(huì)者方便參與的地點(diǎn)；也可以根據(jù)需要設(shè)置主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)
6	HOW	如何開(kāi)會(huì)？	根據(jù)會(huì)議的重要程度，可以選擇集中開(kāi)會(huì)，或者視頻/電話會(huì)議；一般來(lái)說(shuō)，面對(duì)面的交流效果_好注：若召開(kāi)視頻、電話會(huì)議，需要提前向IT申請(qǐng)

上述問(wèn)題過(guò)一遍，會(huì)議通知的雛形就基本上有了，接下去請(qǐng)示一下主持人和重要與會(huì)者的意見(jiàn)，就可以正式發(fā)放會(huì)議通知了。當(dāng)然，在以上幾個(gè)要素不是特別明朗，但我們還是需要召開(kāi)相關(guān)會(huì)議時(shí)，發(fā)出預(yù)通知有時(shí)候也是一種選擇。

步驟二：管理溝通，確保會(huì)議出席率

我們通常會(huì)使用OUTLOOK來(lái)統(tǒng)計(jì)出席率，但由于大家使用習(xí)慣不同，不能確保所有人都能及時(shí)反饋。在這種情況下，會(huì)前及時(shí)溝通確認(rèn)出席率是十分重要的，尤其是重要與會(huì)者不能出席的情況下，需要盡快授權(quán)委托人，使得會(huì)議決議的有效。當(dāng)然，我們也可以使用便捷的短信或微信平臺(tái)來(lái)起到加強(qiáng)提醒的作用。

除了與重要與會(huì)者加強(qiáng)溝通外，與主持人和匯報(bào)人的溝通也必不可少。與主持人溝通，是要確保會(huì)前議程的準(zhǔn)確性；與匯報(bào)人溝通，是確保會(huì)議資料的完備性和可視化。

但凡事有風(fēng)險(xiǎn)，即使會(huì)前有過(guò)溝通確認(rèn)，并不能_重要與會(huì)者都記得參與會(huì)議。在正式會(huì)議開(kāi)始前，再行_終確認(rèn)，不至于在會(huì)議開(kāi)始后變得手忙腳亂。

步驟三：加強(qiáng)會(huì)中管理，確保會(huì)議有效

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